5 cuidados essenciais para manter sua empresa regularizada e sem penalidades

Estamos entrando em um momento de muito cuidado com relação às burocracias empresariais e tratativas com o fisco, que aumenta seu arcabouço tecnológico; aliás, é um caminho sem volta.

Com isso, gostaria de reforçar com você cinco cuidados fundamentais que sua empresa deve adotar para evitar autuações, penalidades ou problemas com os órgãos fiscalizadores. Manter essas práticas evita surpresas e fortalece a saúde contábil e fiscal do seu negócio.

 

1. Encaminhar os extratos bancários regularmente para a contabilidade.
Para que possamos fazer a apuração correta, emitir os relatórios e prestar contas à fiscalização, é indispensável que todos os extratos bancários da empresa — inclusive aqueles de contas correntes, aplicações financeiras, recebimentos de vendas etc. — sejam encaminhados ao escritório contábil com frequência (mensalmente).

Sem isso, não conseguimos verificar entradas e saídas, o que pode dificultar explicar “o que entrou na empresa” em eventuais exigências da fiscalização. 

 

2. Fazer com que as contas a pagar e a receber reflitam na contabilidade.
Quando a empresa possui contas pendentes de pagamento ou recebimento e estas não estão registradas contabilmente, isso gera lacunas de informação que os órgãos fiscalizadores podem questionar.

Por exemplo: “Se entrou dinheiro na empresa, por que não consta registro contábil?” Ou “Se a empresa tem despesas, por que não consta a contabilização delas?”.

No Brasil, a contabilidade exige que as operações sejam refletidas em livros, demonstrações ou registros, segundo os padrões pertinentes. Registrar corretamente contribui para demonstrar a transparência da empresa e evita impedimentos futuros.

 

3. Não misturar contas pessoais com contas da empresa.

É uma prática imprescindível manter as finanças da empresa separadas das finanças pessoais dos sócios ou administradores. Quando há mistura de contas (por exemplo, pagamento de despesas pessoais com conta da empresa ou pagamentos de empresa com conta pessoal), surgem riscos como:

dificuldade na apuração correta do que é despesa empresarial vs pessoal;

perda de controles e auditorias mais complexas;

Em alguns casos, pode haver questionamentos sobre integridade dos registros.
Separar contas facilita a gestão financeira, torna a contabilização mais eficiente e oferece maior proteção patrimonial. 

 

4. Estipular e registrar um pró-labore para retirada de lucro.

Para sócios ou administradores que retiram valores da empresa, é fundamental que haja definição de pró-labore ou distribuição de lucros de forma formal e registrada. Isso evita que retiradas sejam interpretadas como “saída informal” ou que haja questionamentos quanto ao que é lucro, o que é despesa e o que é retirada indevida.

Ao definir pró-labore, a empresa demonstra clareza na remuneração dos sócios/administradores e separa a retirada de lucro de outras operações.

 

5. Registrar fiscalmente todas as movimentações da empresa.

Todas as movimentações que envolvem a empresa — receitas, despesas, provisões, investimentos, empréstimos entre pessoa física e jurídica etc. — devem constar no registro contábil e fiscal correspondente. Isso significa emitir notas fiscais quando aplicável, registrar lançamentos contábeis, preparar demonstrações (quando exigido) e cumprir obrigações acessórias.

No contexto brasileiro, a contabilidade formal e o cumprimento das obrigações são ferramentas de transparência e conformidade. Com a reforma tributária e aumento na fiscalização, essa prática será determinante para a continuidade com conformidade fiscal na sua empresa.

 

Por que isso é tão importante?

A fiscalização (em âmbitos federal, estadual e municipal) tem exigido cada vez mais clareza e rastreabilidade das operações das empresas.

A falta de registros ou o registro inadequado pode levar a autuações, multas ou impedimentos para a empresa.

 

Manter boa governança contábil fortalece a imagem da empresa perante bancos, fornecedores, clientes e órgãos reguladores.

Como seu parceiro contábil, estamos aqui para ajudá-lo a implementar essas práticas e assegurar que tudo saia dentro dos conformes.